Archive und Datenbanken: Unterschied zwischen den Versionen
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Ich hatte seiner Zeit den Auftrag bekommen nach einer passenden Datenbank „Ausschau“ zuhalten die allen Ansprüchen des Archivs gerecht wird. | Ich hatte seiner Zeit den Auftrag bekommen nach einer passenden Datenbank „Ausschau“ zuhalten die allen Ansprüchen des Archivs gerecht wird. | ||
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Das Problem bei vielen dieser Datenbanken ist der Schulungsaufwands des Archivpersonals. | Das Problem bei vielen dieser Datenbanken ist der Schulungsaufwands des Archivpersonals. | ||
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Version vom 24. März 2009, 12:27 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Archive & Datenbanken
Vorwort
Archive sind Wichtig! Archive stellen das „Gedächtnis“ einer Hochkultur dar. Auf Archive wird zurückgegriffen wenn Fragen wie „wie haben die Menschen damals gelebt“ auftauchen. Viele Wissenschaftler nicht nur Historiker führen umfangreiche recherchen in Archiven durch.
Ich arbeitete in einem genialen Archiv. Viele Bilder, Dokumente, mussten eingesehen und abgelegt werden. Die Ablage ist nicht schwer das Auffinden des gewünschten Dokumentes dagegen gestaltete sich etwas schwieriger. Dies hat etwas mit dem jeweiligen Ablagesystem zu tun. Dokumente können nach Alphabet, Datum oder Thema abgelegt werden. Oder nach einem selbst erdachten Ablagesystem das den Charakter eines Inhaltsverzeichnisses eines Buches ähnelt (Thesaurus).
“Analoge“ Verwaltung
Dazu werden alle relevanten Informationen auf Karteikarten geschrieben um das Auffinden des gewünschten Dokumentes zu erleichtern.
Über die arbeit eines guten Archivars wurden ganze Bücher geschrieben (Über den Umgang mit Historischen Büchern, Bildern & Dokumenten). Die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte da es den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.
Das Ärgernis eines Archivars ist immer wieder das Dokumente immer und immer wieder eingesehen und mit einem einfachen Kopierer vervielfältigt werden. Das dies dem Dokument nicht „gut tut“ liegt auf der Hand. Die harte Strahlung des Kopiergerätes lässt die Druckfarbe ausbleichen. Die mechanische Belastung des Papiers ist auch nicht unerheblich und lässt die Qualität schon alten Dokumente und Bücher nicht besser werden.
Digitalisierung
In „meinem“ Archiv wo ich tätig war, ging man dazu über alle wertvollen Bilder & Texte zu digitalisieren. Dies eine sehr lobenswerte Maßnahme die meine volle Unterstützung bekam.
Der einigste Kritikpunkt lag darin begründet das man ein einem Ordnersystem eines Rechneres reich herachisch aufgebaut ist. Von A bis Z von 001 bis 999 usw. und Verzeichnis & Unterverzeichnisse (Verzeichnis = Ordner). Wenn man nur ein Dokument sucht und nicht genau weiß wo man suchen muss wird es Zeitaufwändig. Entweder durchsucht man die Festplatte manuell oder man nutzt die interne Suchfunktion des Rechners.
Die Erfahrung hat gezeigt das dass Durchsuchen einer Festplatte oft länger gedauert hat als das Durchsuchen des richtigen Archies.
Datenbank
Darauf hin wurde angedacht eine Datenbank zu stellen. Eine Datenbankstruktur hat den Vorteil schnell Informationen aufzufinden. Im lokalen Netzwerk (Intranet) nicht zu verwechseln mit dem Internet. Ein Datenbankserver verwaltet die Informationen und viele Benutzer können gleichzeitig auf abgespeicherte Datensätze zurückgreifen.
Der große Vorteil liegt darin das viele auf digitalisierte Dokumente zurückgreifen können. Die Suche und das Auffinden des gewünschten Dokuments gehen sehr schnell. Wissenschaftler & Historiker kommen so schneller an die gewünschten Informationen und beenden schneller ihrer Recherche.
Die originalen Dokumente liegen sicher im Archiv und werden nicht mehr unnötigen mechanischen Belastungen ausgesetzt.
Ein weiterer interessante Begebenheit: scannt man z.B.: ein Foto, Bild oder Dokument mit z.B.: 600 bis 1000 dpi (man kann auch schreiben mit einer Vergrößerung von 600%) kann man mehr Details wahrnehmen als es beim Original möglich ist. Durch digitale Bildbearbeitung (höchst umstritten) können Kontraste, Helligkeit und Farbwerte manipuliert werden. Dadurch kann die Qualität und die Lesbarkeit eines Dokumentes verbessert werden.
Die Qualität einer Kopie ist besser als beim Original
Ich hatte seiner Zeit den Auftrag bekommen nach einer passenden Datenbank „Ausschau“ zuhalten die allen Ansprüchen des Archivs gerecht wird.
Angefangen von einer „einfachen“ MS Access Datenbank über einer Freeware Datenbank die das Deutsche Museum (Berlin) verwendet, verschiedene PHP Bild Verwaltungsprogramme.
Das Problem bei vielen dieser Datenbanken ist der Schulungsaufwands des Archivpersonals. Wenn externe Wissenschaftler & Studenten Zugriff auf die DB des Archivs erhalten sollen müssen sie erst an der verwendeten Datenbank eingewiesen werden.
MediaWIKI Wissensdatenbank
Auf der Suche nach der passenden Datenbank kam ich zur MediaWIKI Wissensdatenbank. Die MediaWiki ist ein CMS Content Management System. Auf Deutsch: Inhalt Verwaltungssystem. Ergo ein System das Inhalte (Texte & Bilder) verwaltet. Da dieses System auf einer Datenbank aufsetzt ist die Suche nach dem gewünschten Dokument kein Problem. Die Inhalte werden ansprechend als Webseite dargestellt und Bilder können als kleine Vorschaubilder oder in Galerien dargestellt werden. Einzellbilder können in vorgefertigten Bildmasken (Vorlagen) präsentiert werden.
Jeder der sich in der in der Wikipedia nachgeschlagen hat wird sich in einem lokalen Archiv mediawiki sofort zu recht finden und benötigt keine Einweisung in das System. Junge Studenten werden sich freuen mit solch einem System arbeiten zu können.
Kosten
Die Kosten solch eines Systems sind minimal. Der benötigte Datenbank & Webserver ist Freeware das Mediawiki ist ebenfalls Freeware und verursacht keinerlei Lizenzgebühren. Vergleichbare Systeme, die von Firmen geschrieben werden kosten ab 10 000 Euro Aufwärts. Interessant ist es zu beobachten, das Softwareschmieden auf Programmteile zurückgreifen die ohnehin frei sind und mit offenem Quelltext angeboten werden. Dies ist allerdings das gute recht des Softwareentwickler da viele Softwaremodule die für kommerzielle Zwecke geschrieben wurden dem „Internet“ zurückgegeben werden.
Die kosten eines leistungsstarken Rechners (ein Handelsüblicher Personalcomputer) der als Server dienen kann, sinken von Jahr zu Jahr.
