Archive und Datenbanken
Archive & Datenbanken
Archive sind Wichtig! Archive stellen das „Gedächtnis“ einer Hochkultur dar. Auf Archive wird zurückgegriffen wenn Fragen wie „wie haben die Menschen damals gelebt“ auftauchen. Viele Wissenschaftler nicht nur Historiker führen umfangreiche recherchen in Archiven durch.
Ich arbeitete in einem genialen Archiv. Viele Bilder, Dokumente, mussten eingesehen und abgelegt werden. Die Ablage ist nicht schwer das Auffinden des gewünschten Dokumentes dagegen gestaltete sich etwas schwieriger. Dies hat etwas mit dem jeweiligen Ablagesystem zu tun. Dokumente können nach Alphabet, Datum oder Thema abgelegt werden. Oder nach einem selbst erdachten Ablagesystem das den Charakter eines Inhaltsverzeichnisses eines Buches ähnelt (Thesaurus).
Dazu werden alle relevanten Informationen auf Karteikarten geschrieben um das Auffinden des gewünschten Dokumentes zu erleichtern.
Über die arbeit eines guten Archivars wurden ganze Bücher geschrieben (Über den Umgang mit Historischen Büchern, Bildern & Dokumenten). Die ich an dieser Stelle nicht wiederholen möchte da es den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.
Das Ärgernis eines Archivars ist immer wieder das Dokumente immer und immer wieder eingesehen und mit einem einfachen Kopierer vervielfältigt werden. Das dies dem Dokument nicht „gut tut“ liegt auf der Hand. Die harte Strahlung des Kopiergerätes lässt die Druckfarbe ausbleichen. Die mechanische Belastung des Papiers ist auch nicht unerheblich und lässt die Qualität schon alten Dokumente und Bücher nicht besser werden.
In „meinem“ Archiv wo ich tätig war, ging man dazu über alle wertvollen Bilder & Texte zu digitalisieren. Dies eine sehr lobenswerte Maßnahme die meine volle Unterstützung bekam.
Der einigste Kritikpunkt lag darin begründet das man ein einem Ordnersystem eines Rechneres reich herachisch aufgebaut ist. Von A bis Z von 001 bis 999 usw. und Verzeichnis & Unterverzeichnisse (Verzeichnis = Ordner). Wenn man nur ein Dokument sucht und nicht genau weiß wo man suchen muss wird es Zeitaufwändig. Entweder durchsucht man die Festplatte manuell oder man nutzt die interne Suchfunktion des Rechners.
Die Erfahrung hat gezeigt das dass Durchsuchen einer Festplatte oft länger gedauert hat als das durchsuchen des richtigen Archives.
Darauf hin wurde angedacht eine Datenbank zu stellen. Eine Datenbankstruktur hat den Vorteil schnell Informationen aufzufinden. Im lokalen Netzwerk (Intranet) nicht zu verwechseln mit dem Internet. Ein Datenbankserver verwaltet die Informationen und viele Benutzer können gleichzeitig auf abgespeicherte Datensätze zurückgreifen.
Der große Vorteil liegt darin das viele auf digitalisierte Dokumente zurückgreifen können. Die Suche und das Auffinden des gewünschten Dokuments gehen sehr schnell. Wissenschaftler & Historiker kommen so schneller an die gewünschten Informationen und beenden schneller ihrer Recherche.
Die originalen Dokumente liegen sicher im Archiv und werden nicht mehr unnötigen mechanischen Belastungen ausgesetzt.
Ein weiterer interessante Begebenheit: scannt man z.B.: ein Foto, Bild oder Dokument mit z.B.: 600 bis 1000 dpi (man kann auch schreiben mit einer Vergrößerung von 600%) kann man mehr Details wahrnehmen als es beim Original möglich ist. Durch digitale Bildbearbeitung (höchst umstritten) können Kontraste, Helligkeit und Farbwerte manipuliert werden. Dadurch kann die Qualität und die Lesbarkeit eines Dokumentes verbessert werden.
Die Qualität einer Kopie ist oft besser als beim Original
Ich hatte seiner Zeit den Auftrag bekommen nach einer Datenbank „Ausschau“ zuhalten die allen Ansprüchen des Archivs gerecht wird.
Angefangen von einer „einfachen“ MS Access Datenbank über einer Freeware Datenbank die das Deutsche Museum (Berlin) verwendet, verschiedene PHP Bild Verwaltungsprogramme.
Das Problem bei vielen dieser Datenbanken ist der Schulungsaufwands des Archivpersonals. Wenn externe Wissenschaftler & Studenten Zugriff auf die DB des Archivs erhalten sollen müssen sie erst eingewiesen werden.
