Kongress: Perfekte Krisenvorsorge

Zitat von B.Scheuert;272155

Die Frage ist dann halt nur wie man das ganze Finanziert? Je Teurer der Eintritt desto weniger leute kommen...

Das Kosten berechnen sich aus Mietkosten für die Veranstaltungslokalität und die Kongressunterlagen.
Da dieses Forum allerdings eine gewisse Größe und somit Gewichtung hat, findet sich evtl. der eine oder andere der hier vielleicht jemanden kennt, der eine Möglichkeit hätte den Preis anzupassen !?

Kongressunterlagen kann man mit ein wenig tatkräftiger Handarbeit auch sehr günstig multiplizieren.

Es stellt sich nur die Frage der Vorfinanzierung !
Dieses Problem würde sich aber auch über einen Vorverkauf der Karten entsprechend lösen lassen. Somit müsste man zuerst mal eine Organisationsgruppe zusammenstellen und dann überlegen welche Themen mit welchen Referenten sinn ergeben und von Interesse sind.
Erst dann macht es Sinn eine Lokalität auszuwählen und Karten im Vorverkauf anzubieten.

Alles in allem kann man solche Veranstaltungen doch hochwertig und sehr günstig organisieren, so lange keine wirtschaftlichen Interessen (Gewinn) vertreten werden.
Gute Referenten die fachspezifisch sind und nicht nur kommerzielle Interessen verfolgen, kommen auch wenn man einlädt und die Reisekosten übernimmt. Das ist ein persönlicher Erfahrungswert. Aber auch wenn man die Referenten entsprechend bezahlt wird der Preis deutlich unter normalen Veranstaltungen liegen da kein Gewinn übrig bleiben muss
.
Ich frage mich nur ob jemand mitmachen würde so etwas zu organisieren, der Vorschlag war ja schon mal da !

Moin @ll,

die Organisation eines "richtigen" Kongresses ist schon eine Hausnummer. Allein die Auswahl der Räumlichkeiten beinhaltet einiges anSprengstoff:

Ich kann mich sehr gut an einen "Jubiläumskongress" erinnern, es war die X-te Veranstaltung zum Thema und vom selben Fachverlag - noch dazu mit einem sehr guten Ruf!
Die Wahl fiel auf ein Gelände, das gleichzeitig für den Kongress taugte und auch die Möglichkeit einer Fachausstellung inkl. Freigelände bot.

Was soll ich sagen: Es war ein Fiasko! Die Aussteller, die über ihre "Standgebühren" einen wesentlichen Anteil an den Kosten refinanzierten tobten "in allen Regenbogenfarben" wegen der viel zu engen Räumlichkeiten - es wurde kurzfristig auf Veranstaltungszelte zurückgegriffen, weil es schlicht unmöglich war, die Messestände unterzubringen. Die Teilnehmer schimpften wie die Rohrspatzen über das unerträgliche Raumklima in den Tagungsräumen und verließen zum Teil vorzeitig die Vorträge und Workshops. Die Akustik war grausig und man bekam nach 20 min. Kopfschmerzen weil es dermaßen stickig wurde. Darüber waren die Referenten auch nur "ganz marginal angefressen"...

Dabei hatte der sogar recht erfahrene Veranstalter "eigentlich" alles richtig gemacht:

Ein neu gebautes Kongressgelände mit ausreichend Räumen in diversen Größen, die Lage war wirklich gut (es war einige Zeit nach der Wende und man wollte zum Jubiläum mit der Nähe zu Weimar nicht nur ein Zeichen setzten sondern auch die Möglichkeit zu einem Ausflug in Kultur und Geschichte geben) die Veranstaltung war auf Grund der Erfolge der vergangenen Veranstaltungen mit richtig guten Leuten besetzt. Die Frage nach einer Gewinnorientierung stellte sich nicht - hier traf sich schon seit Jahren die Branche.
Und der Verlag kann es sich durchaus leisten, ein kleines Minus als Werbungskosten zu verbuchen.

Und nun diese Pleite ... es kamen einfach zu viele Besucher! Nach den Vorbuchungen war alles im Rahmen, aber die Zahl der "Tagesgäste" explodierte...

Umgekehrt stellt sich ja auch immer die Frage mit wievielen Besuchern kann man denn rechnen? Und darin liegt natürlich auch ein gewisses wirtschaftliches Risiko. Kommen zu wenig - legt der Organisator richtig Geld drauf - kommen zu viele siehe oben!

Nächster Punkt: Wie gut ist die Veranstaltungstechnik - und wo kommt sie her?

Ich habe es selbst schon als Referent bei einem großen Fachkongress in Berlin erlebt, dass die Präsentationstechnik komplett abgeschmiert ist. Gut, das bringt einen nicht aus der Fassung. Es gibt ja immer einen Plan "B"...

Wer übernimmt die Moderation? Gerade bei Plenarvorträgen fällt dem Moderator eine wichtige verbindende Funktion zu. Wenn der die Übergänge "versemmelt", sind die Teilnehmer draußen und die Referenten angefressen!

Ich hatte mal ein Konzept für einen kleinen Fachkongress anlässlich eines großen Jubiläums meines damaligen Standortes entworfen - aus den genannten Gründen hat sich da kein Verantwortlicher heran getraut - wobei wir mit größter Wahrscheinlichkeit auf die Räume und die Infrastruktur der Universität hätten zugreifen können...

Wenn es ein Erfolg wird ist das ein riesen Ding und macht auch wirklich Spass und Freude - aber das einfach auf die "grüne Wiese" zu setzen ist eine echte Herausforderung.

Im übrigen - und das ist der einzige Punkt, an dem ich Grübelzahl wirklich widersprechen möchte - finde ich schon, dass die Tagungsunterlagen von guter Qualität sein sollten. Aber da würde ich in der Tat gerne unterstützen ...

Be prepared!

Christian

na das ist doch mal nen guter vorschlag. glaube das wir als "anwender"von krisenvorsorge glaubwürdiger sind.
habe ne freundin die hat vorrat für 2-3 tage, mehr nicht......das geht noch nicht mal bei einem lägerem stromausfall gut.
die sorglosige gesellschaft vertraut auf den staat, aber der hat schon mit sich selber probleme....

von daher nicht übel.evtl muss es ja keine konferenz sein....einfach in unserer stadt mal nen offenen abend anbieten.
evtl könnten sich dabei auch gute gruppen bilden.....du bringst mich auf gute ideen.

allen ein schönes wochenende und eine richtig gute erste mai feier, wers mag

lg urban rolli

Also einen Raum bekommen wäre die kleinste Sorge (je nachdem..)
Da hätte ich einen, der immer wieder sehr gerne für Feiern etc vermietet wird.
Steht ne kleine Bartheke drin, Tische und Stühle, sonst nüscht.

Jedoch hab ich keinerlei Erfahrung welche besonderen Erfordernisse an den Raum gestellt würden, und ob der, den ich beschaffen könnte, auch nur im Ansatz ausreicht.
Das muss jemand entscheiden, der sich damit auskennt

Technik: Licht, Heizung, manuelle Verdunklungs- und Lüftungstechnik, Kaffee und Beamer samt Laptop, falls der "Sprecher" nicht das eigene Gerät mitbringt.
Tiere sind da drin erlaubt, es wird nur erwartet, dass hinterher einma feucht durchgewischt wird